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Para imobiliárias e administradoras de locação
Duas obrigações silenciosas, e as duas já estão valendo
Nenhuma das duas gera reclamação de cliente, nenhuma aparece no dia a dia e nenhuma atrapalha uma venda. É exatamente por isso que ficam para depois, até o dia em que alguém pergunta.
Resumo
O setor imobiliário está entre as pessoas obrigadas da Lei 9.613/1998, com disciplina específica do COFECI. As obrigações incluem cadastro, política, identificação de clientes, guarda de registros e comunicação de operações suspeitas — inclusive a comunicação de não ocorrência, que é a mais esquecida porque ninguém comunica o que não aconteceu. Em paralelo, a carteira de locação concentra dados pessoais de locatários, fiadores e proprietários, com consulta a birô de crédito e compartilhamento com seguradoras.
Por que a imobiliária está nessa lista
A lógica é simples: imóvel é o ativo clássico para converter dinheiro de origem duvidosa em patrimônio aparentemente limpo. Por isso quem intermedeia compra e venda de bens imóveis entra no rol de pessoas obrigadas da Lei 9.613/1998, e o COFECI editou disciplina própria para o setor.
O que isso significa na prática, em quatro blocos:
- Cadastro da imobiliária no sistema de comunicação
- Política interna escrita, com avaliação de risco e definição de quem faz o quê
- Identificação e cadastro de clientes, com guarda dos registros das operações
- Comunicação de operações que se enquadrem nos critérios, e a comunicação de não ocorrência quando não houver nada a comunicar no período
A comunicação de não ocorrência é a pegadinha. A imobiliária que nunca teve operação suspeita pensa que não tem nada a fazer. Não é assim: a ausência também se comunica, dentro do prazo. Muita autuação nasce exatamente dessa omissão, que é a mais fácil de corrigir e a mais fácil de constatar.
A decisão de comunicar, e quem a toma
Este é um ponto delicado e vale dizer com clareza: decidir se uma operação deve ou não ser comunicada tem consequência sancionatória e penal. Não é uma decisão administrativa, e não é uma decisão que se toma por analogia ou por hábito.
O desenho correto separa as etapas: a coleta de dados, o cadastro, o controle de prazos e o registro das operações são rotina operacional; a política, os critérios e a decisão sobre comunicar passam por advogado. Quem embaralha isso expõe a imobiliária e expõe o sócio-gerente pessoalmente.
LGPD: a carteira de locação é um acervo enorme
Pense no que uma carteira de 200 imóveis guarda: documentos de locatários, fiadores e proprietários, comprovantes de renda, consultas a birô de crédito, fichas de vistoria com fotos do interior das casas, histórico de pagamento, correspondência. É um dos maiores acervos de dado pessoal de uma cidade média, concentrado em um servidor que ninguém olha.
O que precisa existir:
- Base legal definida para cada tratamento: cadastro, consulta a birô, compartilhamento com seguradora, envio para o jurídico
- Registro das operações de tratamento, especialmente as fundadas em legítimo interesse
- Política de retenção: por quanto tempo se guarda a ficha de um locatário que saiu há cinco anos, e o que se faz com ela depois
- Controle de acesso: quem vê o quê, com senha individual e perfil, sem login compartilhado
- Cláusulas de proteção de dados nos contratos com seguradora, birô, software e cobrança
- Canal e prazo para atender pedido de titular
- Plano de resposta a incidente, pronto antes de acontecer
Um ponto favorável que quase ninguém usa: a lei manda considerar, na dosimetria da sanção, a adoção de política de boas práticas, de mecanismos internos e de medidas corretivas. Ou seja, ter programa documentado reduz sanção por força de lei. É o melhor argumento que existe para começar hoje, mesmo que imperfeito.
O risco realista, sem exagero
Nem tudo aqui é multa milionária, e assustar sem base não ajuda ninguém. O que costuma doer mais, na prática:
- Sanção do CRECI, que pela Lei 6.530/1978, art. 21, vai de advertência a cancelamento da inscrição, com multa cumulável e dobrada na reincidência da mesma falta
- Exposição do sócio-gerente corretor, que responde pela pessoa jurídica perante o conselho
- Ação individual de dano moral por vazamento ou uso indevido de dado, multiplicada pelo número de pessoas na base
- Perda de contrato com proprietário institucional ou com seguradora que exige conformidade documentada
O que dá para fazer em 30 dias
- Levantar a situação cadastral: a imobiliária está cadastrada? Há política escrita? Alguma comunicação já foi feita?
- Mapear o que a imobiliária trata de dado pessoal, de ponta a ponta, incluindo o que está em planilha e em WhatsApp
- Definir responsável interno pelas duas frentes, com nome, e não "o setor"
- Fechar as pendências formais mais simples, que costumam ser cadastro e comunicação periódica
- Encaminhar a política e os critérios para redação por advogado
Onde a gente entra
- Levantamento da situação cadastral e das pendências formais
- Mapeamento dos tratamentos de dados, com inventário por sistema e por processo
- Implantação técnica: perfis de acesso, retenção configurada, segregação de base
- Rotina de coleta de dados de clientes e de guarda dos registros das operações
- Controle de prazos das comunicações periódicas
- Treinamento da equipe de cadastro e de atendimento
A política de prevenção, os critérios de comunicação, a decisão de comunicar ou não, a definição das bases legais e a redação das cláusulas contratuais são atividades privativas de advocacia (Lei 8.906/1994, art. 1º), feitas por advogado inscrito na OAB e contratado diretamente pela imobiliária. A coleta, o cadastro, a implantação técnica e o controle de prazos são o que a VixCorp faz.